پخش مویرگی

فرآیند انتخاب ERP چیست؟

 

اگر برای اولین بار است که یک راه حل ERP را انتخاب می کنید ، این مطلب به شما کمک می کند تا تفکیک وظایف پروژه انتخاب ERP را انجام دهید.این فرآیند می تواند پیچیده باشد ، بنابراین ما تمام اجزای اصلی فرآیند انتخاب ERP را به بخش های کوچکتر تقسیم می کنیم تا به شما در برنامه ریزی پروژه کمک کنیم.

 

  • نیازهای کاربر را جمع آوری کنید

نیازهای کاربرانی را که با نرم افزار کار می کنند، جمع آوری کنید و به فرایندهای دستی که کاربران را کند می کنند توجه کنید. برای جلوگیری از مقاومت کارکنان در زمان پیاده سازی و استقرار ERP، به چالش ها و مسائل این افراد در فاز جمع آوری نیاز توجه کنید. عدم توجه به یک نیاز مهم و کلیدی در این مرحله، می تواند منجر به شکست پروژه ERP  شود لذا نیازهای کاربران را به صورت کامل و جامع گرآوری کنید.

 

  •  RFP در برابر RFI

 Request for Information   یا (RFI) اطلاعات لازم در مورد اینکه چرا شما به دنبال نرم افزار هستید را ارائه می هد و فقط اطلاعات قیمت گذاری کلی را می خواهد.  RFI برخلاف Request for Proposal یا (RFP) است که در آن از فروشنده می خواهید اطلاعات دقیق هزینه را ارائه دهد.

  نکته مهم: هرگونه اطلاعات هزینه ای که فروشنده در این مرحله ارائه می دهد تنها یک برآورد است. برای ارائه پیشنهاد قیمت نهایی نیاز به طی مراحل دمو و بررسی دقیق نیازها و سایر اقدامات حرفه ایی موردنیاز  جهت پیشنهاد نرم افزار است.

 

  • سند نیازمندی ها

نیازمندی ها خود را بر اساس یک رویه منطقی و بر اساس گردش کارهای اصلی خود بنویسید. به طور مثال در یک شرکت پخش مویرگی، واحد فروش سفارش را دریافت می کند و به واحد توزیع ارسال می کند و حسابداری فاکتور را صادر می کند. بنابراین ابتدا نیازمندهای فرایند فروش سپس مدیریت موجودی و در نهایت حسابداری را مستند کنید. شاید کارکنان شما، با روش  خاصی این کارها را انجام دهند، اما نیاز به مستند کردن این روش ها نیست. تنها به تامین کننده نرم افزار بگویید، انتظار دارید نرم افزار چه کاری انجام دهد. به طور مثال نرم افزار ارتباط درآمدها با فاکتورها را ردیابی کند و یا به صورت خودکار در زمان سررسید، فاکتور را ارسال کند. شما به دنبال نرم افزار جدیدی برای دور زدن راه حلهای معیوب هستید ، بنابراین این راه حل ها را به عنوان یک نیازمندی ثبت نکنید.

 

  • از کپی الگوهای استاندار و عمومی خوداری کنید

ما توصیه نمی کنیم از یک سند یا الگوی استاندار موجود در سایت های اینترنتی استفاده کنید . این اسناد شامل هزاران نیازمندی هستند و برای تامین کننده نرم افزار گیج کننده است. اگر سندی طولانی و پیچیده به آنها ارائه دهید ، فروشندگان به درخواست خرید شما توجه نخواهند کرد. شرکت هایی که به اینگونه اسناد متکی هستند معمولاً نمی دانند که واقعاً چه نیازهایی دارند و بنابراین نمی توانند درک کنند که چه انتظاری از نرم افزار جدید خود دارند.

 

  • توافق نامه عدم افشای اطلاعات (NDA)

برای داشتن بحث صادقانه با فروشنده ، باید اطلاعات حساس را با آنها به اشتراک بگذارید. لذا  قبل از به اشتراک گذاشتن اطلاعات خصوصی شرکت یا RFI ، NDA دریافت کنید.

 

 

 

 

غربال تامین کنندگان نرم افزار

مرحله بعدی تعیین لیست کوتاهی از نرم افزارهای موجود می باشد. این امر برای اطمینان از انتخاب بهترین نرم افزار ERP بسیار حیاتی است. با وجود راه حل های مختلف ERP که برای نیازهای مختلف مناسب است، متغیرهای زیادی وجود دارد که باید هنگام انتخاب لیست کوتاه نرم افزار خود در نظر بگیرید. تامین کنندگان نرم افزار را به 4 گروه تقسیم کرده ایم:

 

گروه 1: سیستم های نرم افزاری که می توانند کل کسب وکار شما را از جمله CRM ، حسابداری ، منابع انسانی ، حقوق و دستمزد ، تولید ، مدیریت زنجیره تأمین و غیره اداره کنند.

Oracle Cloud, SAP 4/HANA, Infor M3, Workday, Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, PeopleSoft

گروه 2: سیستم هایی که می تواند  بخش بزرگی از یک کسب و کار را اداره کند ، اما معمولاً آنقدر قوی نیست که بتواند بخش هایی مانند منابع انسانی و حقوق و دستمزد را شامل شود.

Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Epicor E10, Sage X3, Infor Cloud Suite Industrial, Acumatica, Financial Force, SAP Business By Design, Unit 4, JD Edwards

گروه 3: سیستمهایی که از استحکام کمتری نسبت به گروه 2 برخوردار است و اگرچه ممکن است چندین قسمت از کسب و کار مانند CRM ، حسابداری و موجودی را اجرا کند ، اما ممکن است سایر عملکردهای اصلی کسب و کار مانند تولید را ارائه ندهد.

Sage Intacct, SAP Business One, Sage 200

گروه 4: نرم افزاری در سطح اولیه که یک حوزه از کسب وکار را اداره می کند و تهیه و پیاده سازی آن کم هزینه است. مناسب برای خودکارسازی فرایندهای جدیدی که متکی به یکپارچگی با سایر سیستم های اصلی کسب و کار نیست.

QuickBooks, Sage 50 (Peachtree), MYOB

 

دانستن گروه مناسب نرم افزار به شما کمک می کند لیست فروشندگان خود را در یک لیست کوتاه محدود کنید. اگر به عنوان مثال  یک شرکت پخش با فروش 50 میلیون دلار در سال با تولید سبک هستید، نیاز نیست Oracle یا SAP در گروه یک را انتخاب کنید. اما اگر یک شرکت خدمات حرفه ای 400 میلیون دلار در سال هستید و نیاز به قابلیت های گسترده منابع انسانی و حسابداری دارید، شما می توانید نرم افزار های گروه 1 یا 2 را بررسی کنید.

شما باید نماینده هر تامین کننده را پیدا کنید. برخی از شرکت های نرم افزاری در پاسخ به شما سریع خواهند بود ، در حالی که با برخی دیگر ممکن است هفته ها طول بکشد تا به یک شخص واقعی برسید که بتواند با شما ملاقات کند و با شما گفتگو کند.

از سند نیازمندی های خود برای گفتگوی کلی در مورد ویژگی های نرم فزار استفاده کنید ، اما آن را برای فروشندگان ارسال نکنید تا جایی که لیست خود را به 3-4 فروشنده محدود کردید که می خواهید آنها را دعوت کنید تا به شما دمو دهند.

ما توصیه نمی کنیم با بیش از چهار تامین کننده جلسه دمو برگزار کنید ، مگر اینکه شرایط تخفیف وجود داشته باشد.  بهتر است یک ویژگی متمایز کننده پیدا کنید تا فروشندگانی که از آن برخوردار هستند را اولویت دهید. مثلا "به خوبی با CRM شما یکپارچه می شوند" .برگزاری جلسه دمو با بیش از چهار فروشنده می تواند گیج کننده باشد و این معمولاً نشان دهنده این است که در مراحل اولیه فرآیند انتخاب ERP باید کار بیشتری انجام شود.

 

  • از RFP  کور استفاده نکنید!

هنگامی که یک RFP "کور" ارسال می شود به طور کلی به این معنی است که اقدامات کافی برای ارزیابی ویژگی های نرم افزار تامین کننده انجام نشده است و یک پیشنهاد کوتاه و ساده توسط تامین کننده در پاسخ RFP  ارسال می شود. خرید ERP  مانند خرید مواد اولیه خط تولید نیست که بر اساس یکسری معیارهای استاندارد مانند قیمت، تعداد، شرایط پرداخت و... انجام شود. همچنین انتخاب یک مشاوه مجرب برای پیاده سازی ERP به اندازه خرید نرم افزار پیچیده است.

 

  • دمو نرم افزار

دمو کوچک: اولین دور دموهای کوچک  با لیست کوتاه تامین کنندگان شما، نمایش سطح بالایی است که به شما طعم تجربه کاربری و جریان نرم افزار را می بخشد. ما آن را "مسابقه زیبایی" می نامیم ، زیرا اینجا جایی است که شما با فروشندگان ملاقات می کنید ، برنامه ها را می بینید و تصمیم می گیرید که با کدام فروشندگان وقت بیشتری را سپری کنید. فروشندگان نیازی به حضور در محل ندارند. ما توصیه می کنیم این کار را از راه دور انجام دهید ، که اگر نسخه ی دمو بد پیش برود ، می تواند سودمند باشد زیرا می توانید یک کنفرانس تلفنی را با ظرافت بیشتری نسبت به یک جلسه حضوری خاتمه دهید. از فروشنده نخواهید که هرگونه نیاز را در اولین نسخه دمو نشان دهد. با محدود کردن اولین دمو به دو ساعت برای  هر فروشنده ، در وقت خود صرفه جویی کنید. کارت امتیازی ایجاد کنید و این را به همه شرکت کنندگان منتقل کنید ، سپس از نتایج برای تسهیل گفتگو با تیم خود در مورد اینکه کدام فروشندگان باید به دمو نهایی بروند استفاده کنید.

دمو نهایی: برای دمو نهایی ، میدان را فقط به دو نامزد نهایی محدود می کنید و از هر یک از این فروشندگان می خواهید که کل سند نیازمندی ها را دمو دهند. این معمولاً یک دمو کامل یک روزه با هر یک از دو نامزد نهایی است. آنها می خواهند جلسه دمو را در محل  شما انجام دهند و ما این را توصیه می کنیم. همچنین فروشنده پیش از موعد به برخی از کارشناسان شما نیاز دارد تا به آنها در درک بهتر نیازهای شما در راه اندازی دمو کمک کند و بهتر است این دسترسی را فراهم کنید. به هر حال ، شما می خواهید به فروشنده کمک کنید تا هرچه بهتر کار کند ، بنابراین می توانید بهترین راه حل را برای شرکت خود پیدا کنید. جلب تعامل هرچه بیشتر با فروشنده در طی فرآیند فروش ، به آشکار کردن مواردی کمک می کند که در غیر اینصورت ممکن است در حین پیاده سازی نرم افزار غافلگیر کننده باشند.

 

  • انتخاب شریک پیاده سازی و استقرار

در مراحل انتخاب ERP مطمئن شوید که شریک پیاده سازی را نیز در آن گنجانده اید. عدم توجه کافی به توانایی تیم پیاده سازی در حین انتخاب، یکی از اصلی ترین اشتباهات انتخاب ERP است که تیمها هنگام تصمیم گیری نهایی خود مرتکب می شوند. شما برای پیکربندی نرم افزار و رسیدن به یک برنامه استقرار موفق به این تیم متکی هستید ، بنابراین در ابتدای انتخاب، شریک پیاده سازی را تعیین کنید. 

 

  • مدیریت پروژه

همینطور که مشغول پایان دادن به انتخاب هستید و قبل از اینکه هر قراردادی را امضا کنید، سنگین بودن وظایفی را که می خواهید در قرارداد امضا کنید ، درک خواهید کرد. هرچند شرکت های بزرگ یک مدیره پروژه تمام وقت در سازمان خود برای پروژه پیاده سازی و استقرار ERP  استخدام می کنند، اما شرکت های متوسط توان مالی این کار را ندارند و از آنجا که مدیر پروژه تامین کننده نیز تنها روی مدیریت منابع کارشناسان خود متمرکز می باشد. با فقدان یک مدیر پروژه سمت مشتری، نیروهای کلیدی شما به صورت تمام وقت درگیر پروژه پیاده سازی خواهد شد.

استخدام مدیر پروژه ایی که قبلاً چند مورد پیاده سازی را انجام داده است ، می تواند کارساز باشد ، اما برای پیاده سازی های پیچیده تر ، بهتر است تیمی داشته باشید که بتواند نقش های مختلف را پر کند. یک تیم مدیریت پروژه ایده آل تجربه کار با تامین کنندگان و مدل های کسب و کار مختلف را خواهد داشت و آنها باید بتوانند با شما سازگار شوند زیرا در مراحل مختلف اجرا به کمک آنها نیاز دارید. یک شرکت امنیت بیشتری نسبت به مدیر پروژه قراردادی که ممکن است مرخصی بگیرد یا بیمار شود، فراهم می کند و شما را در موقعیت غیرقابل پیش بینی قرار می دهد.

بین وظایفی که شما انتظار دارد شریک پیاده ساز ERP  شما انجام دهد و آنچه در واقع انجام می دهد فاصله زیادی وجود دارد. ما توصیه می کنیم از شرکتی مانند شرکت ما برای مدیریت پروژه فنی سمت مشتری در یک پروژه پر خطر و گران مانند پیاده سازی ERP استفاده کنید ، بنابراین شما می دانید چه انتظاری داشته باشید و به نتایج شایسته خود برسید.

 

  • مذاکره در مورد قرارداد نهایی

هر زمان ممکن است نرم افزاری را خریداری کنید که اکنون و در آینده نزدیک به آن نیاز خواهید داشت. اگر ماژول هایی وجود داشته باشد که بلافاصله نیازی به آنها نخواهید داشت اما به زودی به آنها نیاز خواهید داشت ، می توانید از آن به عنوان اهرم فشار استفاده کنید تا با خرید آنها در حال حاضر تخفیف بهتری در کل معاملات دریافت کنید. هرچه نرم افزار کمتری خریداری کنید ، تخفیف کمتری را می توانید در بسته کلی داشته باشید. در این صورت ، بعداً وقتی به مجوزهای کاربری بیشتر یا ماژول های جدیدی احتیاج دارید ، در همان ابتدا نرخ تخفیف کمتری برای مذاکره خواهید داشت. این به تحمل شما نسبت به هزینه بستگی دارد: آیا می خواهید در بلند مدت تخفیف بهتری داشته باشید یا می خواهید در ابتدا و با تخفیف کمتر در خریدهای آینده ، هزینه کمتری صرف کنید؟

مذاکره در مورد قرارداد نهایی مانع نهایی است و می تواند طولانی باشد. حتی وقتی پایان کار در معرض دید است و شما مشتاق شروع پیاده سازی خود هستید، ممکن است یک مشکل حقوقی مانع ادامه کار شود. مدت زمانی را که تیم تدارکات شما می خواهد با قراردادها سپری کند، مانع ادامه کار می شود و  ممکن است زمان شروع پروژه پیاده سازی را تغییر دهد. همچنین زمان ارائه قراردادها در جلسه هیئت مدیره را برای تأیید  قرارداد در نظر بگیرید. ما مشاهده کرده ایم که پارامترهای تغییر ناپذیر قرارداد نرم افزاری تقریباً یک معامله را از بین می برد.

 

منبع:

https://www.erpadvisorsgroup.com/erp-selection-guide

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


نوشتن دیدگاه